Por: Raymundo Acosta Ferráez
Las presentaciones han sido durante mucho tiempo un elemento básico en las reuniones. Y, como todo lo popular, también están recibiendo una reacción violenta. ¿Una presentación realmente mejora una reunión, o puede empeorar la experiencia de la reunión? Para reuniones internas donde el objetivo es generar consenso, considere apagar el proyector.
Como alternativa a las presentaciones, Amazon comienza todas sus reuniones con un memo de 6 páginas. Amazon sostiene que los memorandos fomentan mejor el acuerdo y la solidaridad a través de conversaciones bien informadas en las que una amplia gama de personas puede participar.
Cuando tenga una reunión en la que necesite fomentar el consenso, intente hacer algo similar a Amazon: distribuya un documento breve con información útil sobre el tema en cuestión, que las personas puedan leer antes de comenzar las discusiones.
Brindar información a las personas para que puedan leer a su propia velocidad es útil, ya que los estudios muestran que las personas pueden leer dos veces más rápido de lo que usted habla cuando presenta. Con un memo, todos se benefician: los asistentes pueden asimilar su información importante antes de comenzar un diálogo, y no pierden oyentes mientras intentan procesar y responder a lo que están diciendo mientras se paran y divagan frente a un Conjunto de diapositivas.
Los documentos pesados de texto son una forma de transmitir información en una reunión. Pero también existe una alternativa que no se basa en las diapositivas proyectadas: Slidedocs (bautizados así por Nancy Duarte) son documentos tangibles que combinan palabras e imágenes para entregar y aclarar información. Los Slidedocs se entregan y leen, no se proyectan ni se miran.
Sostenemos que los memorandos de reuniones realmente se benefician de ser más visuales que densos en palabras. La investigación en neurociencias muestra que el uso de imágenes aumenta la retención. Según John Medina, autor de “Brain Rules“, “Somos increíbles recordando imágenes. Escuche una información y, tres días después, recordará el 10 por ciento. Agregue una imagen y recordará el 65 por ciento “. Si la gente puede ver lo que está diciendo, terminará con un entendimiento compartido.
Slidedocs difieren de las diapositivas de las siguientes maneras:
- Densidad de palabras: tienen alrededor de 150-200 palabras por página (frente a 40 palabras o menos).
- Fragmentos modulares: cada página o diapositiva está diseñada para explicarse por sí misma.
- Interactivo: pueden contener enlaces a páginas internas (para saltar al contenido relacionado) o fuentes externas.
- Amigable: moverse por ellos se siente como pasar las páginas de un libro.
- Ligero: la información y la jerarquía visual están bien organizadas, lo que ayuda a los lectores a navegar por el contenido.
La distribución anticipada de Slidedocs hace que las reuniones sean más productivas, aquí está el por qué …
Slidocs facilita conversaciones
Si su reunión es para generar consenso, Slidedocs es su amigo. Están bien preparados para ayudar a facilitar conversaciones buenas y significativas. Los Slidedocs, cuando se entregan 10 minutos antes de la reunión, permiten que todos tengan acceso a la misma información, para que puedan discutir el problema en cuestión desde un lugar informado. Una presentación simplemente unidireccional presenta información a los oyentes; no están destinados a navegar de un lado a otro.
Slidedocs están diseñados para mayor claridad
Los Slidedocs utilizan un formato diseñado para la claridad visual y el procesamiento fácil, y aseguran que su información densa y técnica pueda ser estudiada y comprendida. Su formato facilita la entrada de información, al tiempo que permite suficiente densidad de palabras para obtener ideas bien pensadas. Las personas entienden los conceptos y la información mucho mejor cuando la prosa y las imágenes se combinan, por lo que Slidedocs aumenta la comprensión.
Los Slidedocs son compartibles, por lo que pueden propagar la información
Estos Slidedocs con más texto contienen suficiente información para que puedan compartirse y difundirse sin la ayuda del flujo verbal de un presentador. Los Slidedocs se pueden distribuir en una organización y los grandes se reproducen dentro de una organización, por lo que viven mucho más allá de una reunión específica. Son una herramienta excelente si está intentando crear documentos institucionales después de la reunión o compartir información con personas que no pudieron asistir.
Nos encantan las presentaciones (obviamente), y estamos de acuerdo en que Amazon está en el camino correcto, cambiando el formato de la reunión mediante un memo. Pero, los Slidedocs son una mejor manera de avanzar: un matrimonio perfecto de imágenes y palabras que pueden fomentar la conversación, aumentar la comprensión y crear tiempo productivo en la sala durante una reunión para lograr el consenso.
