POR MAEGAN STEPHENS | 5 minutos de lectura
Liderar reuniones efectivas ya es bastante difícil; y de repente, todos tenemos que ser igual de efectivos sin los beneficios de reunirnos en persona.
Eso significa conectarse con las personas, ofrecer un punto de vista, facilitar la discusión y cargar hacia una nueva acción o resultado al final de su reunión, todo mientras se trata de conexiones de audio / video deficientes, distracciones en el hogar y las presiones de este momento.
En LEARNING&DEVELOPMENT COLLECTIVE, también nos encontramos en reuniones virtuales consecutivas durante todo el día. Sin embargo, como compañía de Aprendizaje, ¡debemos a nuestros clientes y a los usuarios o participantes la mejor experiencia, incluso en el mundo virtual de hoy!
Aquí hay algunas técnicas que utilizamos para que nuestras reuniones virtuales funcionen sin problemas, así como anunciarles que cada semana realizaremos Facebook Live sobre las principales reuniones virtuales de nuestra nueva serie, Bring Us Together.
Liderar con empatía
Si está organizando una reunión, tiene la responsabilidad más importante: llevar a todos a un resultado exitoso.
Quiere hacer eso con empatía y autoridad. Como facilitador de la sesión, es su trabajo guiar a sus participantes, el héroe de esta interacción, a la grandeza. Eso significa que usted es el mentor de la reunión.
En este clima, cada conversación conlleva más estrés y distracciones de lo habitual, por lo que la empatía es esencial.
Una gran herramienta que puede ayudarlo a liderar con empatía es realizar un “check-in” al comienzo de cada reunión. Esto puede ser tan simple como un “¿cómo te va?” pero recomendamos hacerlo de manera específica.
Céntrate primero
Si está liderando la reunión, debe estar un poco más junto y un poco más bien que todos los demás. Respire profundamente antes de comenzar esa reunión, o tal vez incluso salte a una mediación relajante de 5 minutos.
Abrir con una pregunta clara
Puede construir una conexión empática con sus participantes dibujándolos en una conversación con usted. Pregúnteles algo específico o menos común que “¿Cómo te va?” Tal vez, “¿Has tenido la oportunidad de tomar aire fresco hoy?”
Hacer una conexión personal
Saluda o agradece a cada persona a medida que avanzas, llamando a la persona por su nombre para hacerles saber que realmente estás escuchando.
Como líder / mentor, también tienes el control de lo primero que ven tus participantes, ¡que debería ser tu cara sonriente! Encienda la cámara y solicite a los participantes de la reunión que hagan lo mismo si se sienten cómodos. Si no lo hacen, ¡está bien! Sin embargo, le recomendamos que active el suyo para que los participantes puedan seguir más fácilmente lo que dice y sentirse conectados con usted.
Asegúrese de mantener el contacto visual mirando directamente a esa cámara. Es probable que tengas que jugar con la posición de la cámara para hacerlo bien. Podrías ver una grabación tuya liderando una reunión anterior o saltar a una videollamada con un amigo para probar los ángulos correctos.
Asegúrese de mover el video de los participantes de su reunión lo más cerca posible de la cámara para que pueda ver sus caras mientras hace un fuerte contacto visual.
Acorte los tiempos de reunión predeterminados
Una sugerencia final sobre cómo liderar reuniones virtuales con empatía viene con cierta controversia. Como empleados, muchos de nosotros sentimos una presión adicional para seguir siendo productivos y ofrecer valor para ayudar a nuestros empleadores en estos tiempos difíciles. Sin embargo, eso puede conducir a un día de trabajo extra lleno donde nos encontramos en la cárcel sin la oportunidad de respirar o descansar.
La mejor manera de ser empáticos con nosotros mismos y con nuestros colegas en este momento, podría significar devolverles algo de tiempo a todos.
Puede recuperar algo de espacio en su día moviendo las reuniones de 30/60 minutos estándar a un nuevo valor predeterminado de 25/50 minutos. Esta idea no es nueva. David Silverman escribió un artículo de Harvard Business Review sobre la reunión de 50 minutos en 2009.
Además, algunas plataformas de calendario le dan la opción de cambiar la duración predeterminada de las reuniones. Deberá obtener la aceptación de las personas de su organización para lograr esto, pero la recompensa en productividad y felicidad podría ser grande.
Preparando el escenario para la colaboración
En Learning&Development Collective, creemos que cada presentación debe tener un propósito: si no hay necesidad de persuadir, no hay necesidad de presentar.
Del mismo modo, cuando lidere una reunión, debe estar trabajando hacia un objetivo final y necesitará la participación de los asistentes a su reunión para llegar allí.
Si está pensando “No, realmente no necesito su participación”, entonces podría ganar algo de buena voluntad simplemente enviando un correo electrónico o una actualización de video.
La colaboración virtual es complicada pero completamente factible siempre que guíe a sus participantes sobre cómo y cuándo deberían participar. Pruebe estos consejos para la colaboración virtual.
Dar instrucciones explícitas sobre colaboración
¿Deberían encender el video? ¿Deben ir las preguntas en el cuadro de chat? ¿Deberían dejar de silenciar para interrumpirlo si tienen algo que decir, o anotarlo en algún lugar de la diapositiva que está mostrando?
Además, dígales cuándo tendrá lugar la colaboración. ¿Al final de sus comentarios preparados? ¿Son el orador # 3 en la agenda? ¿Habrá múltiples porciones de colaboración a lo largo de la reunión?
El establecimiento de expectativas lo ayuda a obtener lo que necesita como líder de la reunión, y ayuda a que la interacción sea efectiva para sus participantes.
Use sus herramientas de colaboración digital
Muchas plataformas de reuniones tienen herramientas de colaboración integradas para anotaciones de diapositivas en vivo, encuestas rápidas y pizarras digitales. También puede hacer avanzar las reuniones pidiéndoles a los participantes que completen un documento compartido para que puedan ver las contribuciones de todos en vivo.
Las herramientas de colaboración son excelentes, pero recuerde incluirlas solo en la reunión si 1) tienen valor y 2) se tomó el tiempo para aprender cómo usarlas.
Ponga expectativas específicas en la invitación a la reunión
Si aún no tiene el hábito de crear agendas de reuniones y compartirlas con sus participantes con anticipación, comience allí. Pero puede ahorrar aún más tiempo al poner esas expectativas directamente en la invitación a la reunión.
Incluya si desea que estén en video o no, si necesitarán poder silenciarse para unirse a la discusión grupal, si hay material pre-leído (y qué hacer si no pueden obtenerlo) a través de las lecturas previas de antemano; ¿deberían venir a la reunión o enviarle comentarios fuera de línea más tarde?).
Establecer expectativas claras reduce la incertidumbre y la ansiedad, y eso es algo con lo que todos podríamos usar la ayuda en este momento.
Obteniendo resultados
Cuando vimos memes flotando que decían “Supongo que finalmente vamos a descubrir cuáles de estas reuniones podrían haber sido correos electrónicos”, nos reímos.
Es divertido porque es verdad: muchas reuniones parecen inútiles. Pero como mentor de sus reuniones, puede cambiar eso. Estás liderando una reunión porque estás tratando de mover a una persona, o un proyecto, del punto A al B.
Sea claro sobre lo que está tratando de lograr en la reunión. Este consejo es el mismo para reuniones en persona o virtuales, pero es aún más crucial en un entorno virtual porque la colaboración y el consenso toman más tiempo.
La gente está chateando y revisando correos electrónicos. Hay una conversación cruzada digna de pena: “vete, no, espera. ¿Yo? ”- y tantos bloopers:“ Ups, olvidé activar el silencio / apagar mi video / cerrar la puerta… ”
Dados todos esos desafíos, deberá establecer objetivos manejables para lo que puede lograr en una reunión virtual para que pueda obtener resultados más rápido.
Una vez que obtenga los comentarios que necesita, finalice la reunión y envíe el resumen y los próximos pasos lo antes posible. Si espera hasta las 4 p.m. para enviar resúmenes de media docena de reuniones que ocurrieron durante todo el día, algo va a pasar desapercibido.
Si su reacción intestinal es “no tengo tiempo para recapitular hasta el final del día”, lo entendemos. Pero pregúntese, ¿es más valioso llenar nuestro día con reuniones y no alcanzar sus resultados, o es mejor construir un tiempo de seguimiento durante todo el día para que podamos lograr lo que se propuso hacer?
Como mínimo, recomendamos abrir la invitación a la reunión, pulsar Responder a todos y redactar los puntos clave que desea recordar para su seguimiento. Incluso puede crear una plantilla de resumen de la reunión en su correo electrónico para ahorrarse esos minutos adicionales de formateo.
Como líder de la reunión, tiene una responsabilidad importante. Hemos compilado estas recomendaciones para facilitarle el cuidado de sus proyectos, su gente y usted mismo, tanto durante los tiempos inciertos que estamos hoy como en la nueva realidad a la que todos nos dirigimos.
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