POR NICOLE LOWENBRAUN Y HAYLEY HAWTHORNE PH.D.
A medida que la fuerza laboral global se transforma en medio de nuestra nueva realidad virtual, Learning&Development Collective está trabajando arduamente para ayudar a nuestros clientes a prepararse para el futuro del trabajo, el aprendizaje y la comunicación en línea. Si bien muchos profesionales de negocios se han estado comunicando virtualmente durante años, nuestros maestros, trabajadores médicos y otros profesionales pueden encontrarse en un territorio completamente nuevo.
Hemos entrenado a miles de clientes, y sabemos que comunicarse virtualmente puede ser impactante si sigue algunos principios básicos. Incluso si eres una de las muchas personas que trabajan desde casa en circunstancias menos que ideales (niños en tu regazo o mascotas en la casa), aún es posible realizar reuniones virtuales exitosas.
Recuerde que la empatía y la comprensión recorrerán un largo camino en nuestro mundo virtual. En tiempos difíciles, el cuidado y la comprensión ayudarán a todos a sentirse valorados y a mantener el barco avanzando.
Con esa advertencia, hay tres áreas a considerar al prepararse para comunicarse virtualmente: debe preparar su espacio físico, su espacio virtual y usted mismo. La preparación lo ayudará a mantenerse enfocado para que pueda participar y conectarse con su audiencia.
Prepare su espacio físico para una comunicación virtual óptima
Encuentre un espacio físico en su hogar que limite las distracciones y satisfaga sus necesidades de trabajo y comodidad personal. El espacio que elija debe ser un lugar donde pueda trabajar durante largos períodos de tiempo. Incluso un vestidor puede funcionar.
Configuración cercana a la tecnología
Un espacio de trabajo virtual exitoso requiere tomas de corriente adecuadas y, por supuesto, una conexión a Internet sólida. La proximidad a su enrutador afectará la calidad de su video y audio. Acérquese lo más que pueda para una velocidad óptima. Si su casa tiene Wi-Fi irregular, invierta en un cable y adaptador de ethernet de la vieja escuela.
Considera tu iluminación
Una ventana que proporciona iluminación natural es ideal. La luz natural se siente más cálida y más reconfortante, no solo para usted, sino también para su audiencia. Intenta evitar tener una fuente de luz detrás de ti, ya que eso puede proyectar una sombra sobre tu rostro y tu audiencia podría tener dificultades para verte.
Considera los objetos que te rodean
Rodéate de objetos reconfortantes como plantas, libros y obras de arte que te den energía. Trabajar desde casa puede sentirse aislado. Arregla tu espacio de una manera que te haga querer trabajar allí. Asegúrese de que no esté demasiado abarrotado, ya que puede ser una distracción para su audiencia virtual. Como muchos de nuestros consejos, lograr un equilibrio es clave.
¿No puedes ordenar tu espacio? ¡Sabemos cómo se siente eso! Afortunadamente, algunas plataformas en línea ofrecen fondos virtuales como alternativa.
Sentirse cómodo
Considere el tipo de escritorio y silla que está utilizando. Muchos de nosotros no estamos acostumbrados a estar sentados todo el día. E incluso si lo estamos, estar sentado en el trabajo generalmente implica un espacio más cómodo y ergonómicamente apropiado.
Si no tiene sentido invertir en nuevos muebles de oficina en el hogar, puede usar almohadas para aumentar su comodidad. A veces, elevar la altura de su computadora portátil con libros puede ofrecer una posición de escritura más cómoda. Pequeños ajustes pueden hacer mucho para que te sientas mejor posicionado para trabajar desde casa.
Prepare su espacio virtual para una comunicación virtual óptima
Ahora que su espacio físico está bien preparado, debe asegurarse de estar prácticamente listo.
Prioriza la configuración de tu video
En Learning&Development Collective, somos grandes defensores de la cámara. Ver a su audiencia les brindará consuelo y los ayudará a sentirse más conectados. La mayoría de las computadoras ahora están equipadas con cámaras incorporadas. Si la suya no, o si la suya se siente que no funcionará, hay cámaras externas bastante económicas que pueden engancharse en la parte superior de una computadora portátil o de escritorio.
Un ángulo de cámara adecuado puede hacer o deshacer su reunión. Sus ojos deben tener una línea de visión directa a su cámara. Si está en ángulo aunque sea un poco, su audiencia verá su techo, sus fosas nasales u obtendrá una vista ampliada de su rostro. Idealmente, debes ser directo y permitir que la audiencia vea tu cuerpo y tu cara desde la mitad del torso hacia arriba.
Optimice su configuración de audio
Un buen auricular y un micrófono sólido son los dos componentes necesarios para el éxito del audio virtual.
Por lo general, el audio de la computadora sin auriculares genera un ruido de fondo innecesario. Los auriculares con micrófonos incorporados garantizan una mejor calidad de sonido y eliminan el sonido extraño.
Antes de comenzar a hablar, asegúrese de que su micrófono esté encendido. Sí, sabemos que este es un consejo obvio, pero todos somos culpables de eso a veces.
Si no va a hablar en la llamada, asegúrese de estar silenciado. En serio, escríbelo en una nota adhesiva si es necesario.
Prueba tu equipo
¿Sabía que todas las principales plataformas de software de video le permiten probar su video y audio con anticipación? ¡Encuentra y usa esta increíble característica!
También es importante que su software esté actualizado. No hay nada peor que las actualizaciones automáticas en medio de una presentación virtual.
Eliminar las distracciones en línea
Ya sea que esté organizando la reunión o simplemente participando, la mayor competencia para el éxito de la comunicación virtual es su bandeja de entrada. Silencie o apague las notificaciones de correo electrónico y chat en su computadora y considere hacer lo mismo en su teléfono.
Las notificaciones lo distraerán de participar completamente y conectarse con otros. Antes de comenzar, comprométase a evitar las redes sociales y otras distracciones en línea.
Prepárese para una comunicación virtual óptima
Ahora que tiene listo su espacio físico y virtual, ¿está listo?
Evaluar su apariencia no verbal
Considera lo que llevas puesto y si distrae a tu audiencia. Evite patrones ocupados, grandes joyas excéntricas, bufandas y otros accesorios que puedan restar valor a su mensaje.
Sabemos que es tentador vestirse de manera informal y cómoda mientras se trabaja desde casa, pero le sugerimos que se vista como lo haría normalmente en su entorno laboral. Esto no solo lo hará sentir como su yo profesional típico, sino que ayudará a su audiencia a sentirse más como siempre.
Hacer una autocomprobación mental / emocional
Sabemos que un cambio en el entorno laboral puede desanimarlo mentalmente. Y hablar frente a una cámara puede ser desalentador y estresante, especialmente si no estás acostumbrado.
Antes de comenzar, considere despejar su mente y practique un poco de respiración profunda. La investigación muestra que la meditación consciente puede reducir la frecuencia cardíaca y despejar la cabeza. Hemos creado una breve meditación guiada que puede usar antes de presentar.
Hacer una autocomprobación física
Sentarse por largos períodos de tiempo es un desafío para cualquiera. El cuerpo humano requiere flujo sanguíneo y actividad para funcionar de manera óptima. Para evitar inquietud en su llamada virtual y liberar el estrés o la tensión en sus músculos, considere estirar o hacer un calentamiento físico antes de sentarse.
Haz un calentamiento vocal
La herramienta más grande que utilizamos como comunicadores virtuales es nuestra voz. ¡Y las voces se fatigan fácilmente! Considere practicar algunos calentamientos vocales para preparar sus cuerdas vocales para un día de comunicación verbal.
Manténgase hidratado durante todo el día, no solo por su salud general, sino también por su salud vocal. La investigación muestra que la hidratación es la clave para mantener la voz aguda.
Sabemos lo difícil que es ser arrojado repentinamente a un nuevo entorno de trabajo remoto. Tiene mensajes importantes que comunicar, y eso se siente difícil cuando no está en la sala con su audiencia. Pero siga estos sencillos pasos para prepararse para un día de comunicación virtual, y estamos seguros de que aún podrá entregar su mensaje con éxito.
Mantenerte fuerte.
Mantente conectado.
Mantente empático.
